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取消纸质专票!电子凭证该如何归档,电子发票入账到底还用不用打印?如何报销?

发布日期:2020-07-15 浏览次数:

今年3月,财政部、国家档案局下发了电子会计凭证报销入账归档的通知,就电子凭证的法律效力,报销入账规定等事项进行了明确,作为财务人员,需要了解如下几点:

 

01、何时开始执行?

 

 

文件发布日为2020年3月23日,从该日开始执行。

 

02、电子凭证指哪些?

 

 

电子会计凭证,是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

伴随着信息技术和电子商务、电子政务的发展,自2015年底国家税务总局启动增值税电子普通发票试点工作以来,会计凭证电子化进程进入快车道。2017年,财政部启动财政电子票据试点应用工作;

2018年,海关总署推行电子海关专用缴款书试点,同年,广东省、深圳市等地税务局相继推行区块链电子普通发票试点;

2019年,中国铁路总公司推行高铁电子客票试点,南方航空公司推出电子行程单;

2020年上半年,国家税务总局启动增值税专用发票电子化试点工作。当前,电子商务方兴未艾,电子政务正在全国加快推进,包括发票、财政票据、客票、银行回单等在内的会计凭证的电子化是未来发展的必然趋势。

应该说“互联网 ”时代背景下,电子会计凭证的种类会越来越丰富,电子凭证的应用场景也会越来越多。

 

03、如何使用电子凭证记账?

 

 

1、仅使用电子会计凭证入账

同时满足6号文如下四大要件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档

(1)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

(2)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

(3)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

(4)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局第79号令)等要求。

财政部和档案局仅会规定原则性的规范要求,具体如何是电子会计凭证的安全、外部接口数据导入、会计系统验证、档案管理需要企业自行开发或者借助外部专业电子凭证管理第三方平台,随着电子发票的推行尤其是增值税专用发票的电子化的提速,企业层面需要提前规划起来,这是一个系统性工作,涉及企业每一笔经营业务中内控流程的管控,建议企业寻找专业的服务机构提前规划,苏州兴瑞也可提供此类专业服务,包括全流程的电子凭证的管控与业财税一体化。

2、仍需以纸质打印件入账的需保存电子会计凭证的电子档案

6号文要求,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

这是指单位尚不能实行电子凭证的合规化全流程管理,企业的ERP系统和电子凭证外部数据交换系统尚未开发完善,或者中小企业财务核算简单,也没有电子凭证管理系统等等各种情况还需要借助打印纸质凭证来进行报销的,则电子会计凭证电子文件应当妥善保存电子会计凭证,并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。

因此,对目前尚无完备的电子凭证管理系统的企业,需要保存电子会计凭证电子档并与会计记账凭证建立检索关系,通常建议电子凭证保存时文件名采用会计核算年度月份及会计记账凭证编号规则。

 

04、电子发票入账到底还用不用打印?

 

 

有会计问下面这个“看起来简单却又暗藏玄机”的问题:“电子发票,在做账时需不需要打印出来?”
 
 
小编第一反应:“电子发票是一种原始凭证,做账肯定得打印出来呀!”不过小编随即在最近发布的文件《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号)(以下简称“通知”)中找到了不同的答案,先来看看这个《通知》里主要说明了哪些内容。
 

Tip1:通知明确了电子会计凭证的种类。

 
 
所以上面这位会计朋友提到的“电子发票”,也属于电子会计凭证之一。
 

Tip2:满足条件的单位,可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。

 
从这段内容可以看出,企业能不能仅以电子会计凭证入账,首先需要判断该企业是否同时满足以下四个条件:
 
 
提醒:
1.目前还是手工账的企业是不能仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的。
2.如果企业使用的会计核算系统比较基础,不能接受和读取电子会计凭证,也不能按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,或者软件中也没有设定经办、审核、审批等必要的审签程序,亦或尚未实现对重复报销入账的电子会计凭证进行验证等,均是不能仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。
通过以上基本判断,“仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”对企业财务信息化要求颇高。像之前刷爆朋友圈的、引起圈内各种羡慕嫉妒恨的,让我们跪着喊“爸爸”的华为财务系统,能够实现交易核算自动化、ERP优化、数据调度优化、数据质量监控以及提升数据分析平台性能,进而帮助华为实现全球核算实时可视,过程可跟踪、可管理。对此,小编除了一声“牛逼”,其他的也确实不知道说啥。反过来也可以侧面说明,基本上一大批中小企业都被以上两条的严苛条件“拍在了沙滩上”,只能徒留一声叹息,然后继续打印电子发票等凭证默默做账了。
 

Tip3:对电子会计凭证的档案管理要求。

 
 
对于符合条件的能够“仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”的单位,其取得的电子会计凭证,入账报销及后续存档均不需要打印纸质版。无需打印,也就不需要留存纸质版的电子发票等。至于不用打印的前提,自然是咱们之前讨论的:企业财务系统足够智能了,能实现传输、保存并归档电子会计凭证,在此背景下,为了适应电子商务、电子政务发展,国家规定干脆就不用打印纸质版的了。但是如果单位仍继续采用之前的老办法,即“打印电子凭证并报销入账”,那就必须保存相关电子会计凭证的电子版,不能因为已经打印了纸质版就将其电子版删除或者丢弃。
对于不符合条件,不能实现“仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”的单位,那还是老老实实的打印纸质版报销入账吧。
扩展知识: 企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料,同时满足下列条件的,可以不输出纸面资料:
(一)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务;
(二)由企业信息系统自动生成;
(三)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出;
(四)企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制;
(五)企业对相关数据建立了电子备份制度,能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
更多关于信息化的规范,可以参考 《财政部关于印发<企业会计信息化工作规范>的通知》(财会[2013]20号)。


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